BAB I
PENDAHULUAN
Sesuai dengan judul penulisan maka pembahasan dalam makalah ini perlu kami batasi yakni bahwa lembaga pendidikan disini adalah dalam arti sempit yaitu lembaga yang terdapat di sekolah yang mengatur segala gerak-gerik kebutuhan sekolah.
Dalam kehidupan sekolah, sangat komplek sekali tata kerja dan pembagiannya sehingga satu sama lainnya harus berkerja sama untuk mencapai keutuhan sekolah. Diantara yang sangat mendasar yang terdapat di sekolah adalah masalah administrasi.
Semua unsur/elemen yang ikut serta dan diikutsertakan dalam proses pencapaian tujuan termasuk dalam bidang administrasi. Banyaknya elemen-elemen itu dan luasnya bidang yang terkena kegiatan administrasi tergantung dari besar kecilnya usaha dan organisasi, dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan diadakan pembagian yang jumlahnya dan luasnya tergantung dari kesanggupan petugas-petugasnya.
Dalam administrasi kita mengenal istilah "the 3 M's" yang merupakan penyimpulan dari unsur-unsur Man, Material, and Money. Jadi yang kita dapat dalam proses administrasi ialah bidang-bidang :
v Yang meliputi unsur manusia;
v Yang meliputi alat;
v Yang meliputi unsur keuangan.
Tanpa unsur ketiga ini administrasi tidak akan jalan. Tanpa alat manusia sukar menyelesaikan pekerjaannya. Tanpa uang pekerjaan tidak dapat lancar dan tenaga manusia tidak dapat diperoleh. Lebih-lebih lagi tanpa unsur manusia yang memiliki kemanpuan-kemampuan yang diperlukan, tidak mungkin sesuatu dapat diperoleh, meskipun alat dan uang tersedia secukupnya.
Pembidangan dalam administrasi pendidikan ditinjau dari segi kependidikan, merupakan tujuan dari penyelenggaraan administrasi. Biasanya diadakan 3 pembidangan sebagai berikut:
1. Bidang kependidikan, atau bidang edukatif, yang menyangkut metode mengajar, dan evaluasi;
2. Bidang pesonel yang menyangkut unsur manusia: yang belajar, yang mengajar, dan yang membantu proses belajar-mengajar;
3. Bidang alat dan keuangan, sebagai alat-alat pembantu yang memungkinkan dan memperlancar kegiatan-kegiatan belajar.
Untuk menerapkan administrasi pendidikan di sekolah sebagai lembaga pendidkan, kita harus memperhatiakn unsur-unsur penting dalam kegiatan pendidikan. Unsur-unsur itu adalah;
1. Murid yang diproses, yaitu yang akan menjadi output sekolah.
2. Guru dan personel yang membantu murid dalam proses belajarnya.
3. Kurikulum, yaitu kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan di sekolah, yang mencakup materi yang harus dikuasi murid.
4. Alat bantu yang diperlukan dalam kegiatan belajr-mengajar di sekolah, yaitu : alat pengajar, gedung dan ruang belajar dan juga keuanganya.
5. Faktor-faktor lain yang digunkan dan diperlukan untuk mengambah efektivitas proses belajar-mengajar, seperti usaha kesehatan sekolah, angkutan murid, makan dan minum murid dan sebagainya.
Berdasarkan analisa unsur-unsur yang penting dalam kegiatan proses belajar-mengajar di sekolah seperti diuraikan di atas, maka administrasi pendidikan sekolah sering dikelompokan permasalahannya menjadi:
a. Bagian kurikulum
b. Personel sekolah
c. Bagian murid
d. Bagian tata laksana (ketatausahaan)
e. Bagian sarana pendidikan
f. Bagian kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat
Bagian-bagian di atas ini akan kami usahakan memberikan uraian sekedarnya saja mengenai masing-masing bidang permasalahannya dalam administrasi pendidikan di sekolah
BAB II
KOMPONEN LEMBAGA PENDIDIKAN
(Management Operatif)
Di dalam proses administrasi kegiatan pengendalian menyangkut pula mengenai kegiatan-kegiatan operatif yang berbentuk kerjasama pula antar sejumlah personal. Kegiatan operatif ini terutama berupa kegiatan pengelolaan organisasi kerja yang bersifat mendukung terwujudnya kegiatan managemen administrasi secara efektif. Pada garis besarnya bahwa lembaga pendidikan di sekolah dibedakan dalam beberapa komponen yakni;
a. Bagian kurikulum
b. Personel sekolah
c. Bagian murid
d. Bagian tata laksana (ketatausahaan)
e. Bagian sarana pendidikan
f. Bagian kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat
Dalam buku karya Moch Rifai yang berjudul "administrasi pendidikan dan supervisi". Beliau memasukan kompenen pelayanan khusus, menuliskan hubungan sekolah dengan masyarakat belum lazim karena antara sekolah dengan masyarakat selalu ada dan selalu diperlukan interkasi dan diperlukan usaha saling membantu. Karena itulah diperlukan pengaturan yang baik dalam masalah sehingga sekolah dengan masyarakat.[1]
A. Bagian kurikulum
Bagian ini akan mencakup pengadministrasian kegiatan-kegiatan belajar-mengajar, yang lazim juga disebut sebagai administrasi kurikulum. Bidang pengadministrasian ini sebanarnya merupakan pusat dari semua kegiatan-kegiaan di sekolah.
Ada beberapa fihak yang tidak begitu setuju dengan istilah administrasi kurikulum. Di luar negeri di sebutnya "administration of the instructional program". Memang, administrasi kurikulum agak kurang tepat, jika kurikulum diartikan dalam arti sempit sebagai "bahan pelajaran" atau subject matter" yang harus disampaikan kepada pelajar.
Administrasi kurikulum meliputi semua kegiatan yang dapat melancarkan proses belajar-mengajar. Semua peraturaran dan pengaturan mengenai: murid agar dapat belajar dengan tenang, guru-gurunya supaya dapat mengajar secara teratur, tenang dan tertib, penggunaan alat pelajaran yang efektif dan efesien; penggunaan waktu untuk belajar, untuk rekreasi, untuk ekstrakurikuler; untuk ulangan dan ujian dan sebagainya. semuanya itu bertujuan langsung kepada proses belajar-mengajar dan dapat dimasukan ke dalam bidang administrasi kurikulum.
Kegiatan-kegiatan administrasi kurikulum :
Kegiatan administrasi kurikulum dititik beratkan pada usaha-usaha pembianaan situasi belajar-mengajar di sekolah agar selalu terjamin kelancarannya.
Kegiatan administrasi kurikulum yang terpenting disini dapat disebutkan dua hal yakni:[2]
a. Kegiatan yang amat erat kaitanya dengan tugas guru.
b. Kegiatan yang erat kaitannyan dengan proses belajar mengajar.
Kegiatan yang pertama merupakan kegiatan yang dilakukan sebelum proses belajar mengajar terlaksana di dalam kelas. Mari kita bicarakan satu persatu kegiatan tersebut:
a. Kegiatan yang berhubungan dengan tugas guru :
Kegiatan ini meliputi:
1. Pembagian tugas mengajar.
2. Pembagian tugas tanggung jawab dalam membina ekstra kurikuler.
3. Koordinasi penyusunan persiapan mengajar.
Penjelasan:
1. Pembagian tugas biasanya dibicarakan dalam rapat guru menjelas pemulaan pelaksanaan program baru (pada tahun ajaran baru atau menjelang semester baru)
Yang kita ketahui di sekolah dasar di tempat kita masih berlaku system guru kelas sehingga guru bertanggung jawab mengajar pada kelas tertentu. Tetapi pada sekolah-sekolah lanjutan kita melaksanakan system guru vak (guru bidang studi) sehingga pembagaian mengajar itu berarti penempatan guru pada kelas-kelas tertentu dengan jumlah jam mengajar yang telah ditentukan. Artinya, bahwa tugas mengajara setiap guru bidang studi tidak hanya terpaku pada satu kelas saja dan setiap guru bidang studi mengajar sesuai dengan keahliannya masing-masing. Kecuali kalau dalam sekolah tersebut kekurangan seorang guru sehingga guru yang bukan vaknya diperintah untuk mengajar bidang studi yang lain.
2. Pembagian tugas/tanggung jawab ekstra kurikuler :
Yang dimaksud dengan kegiatan ekstrakurikuler ialah kegiatan diluar ketentuan kurikulum yang berlaku. Kegiatan ini misalnya oleh guru olah raga dan kesenian (PORSENI), Unit Kegiatan Sekolah, Gerakan pendidikan pramuka, gerakan menabung, penyelenggaraan koperasi sekolah, olah raga prestasi, dan lain-lain kegiatan yang semuanya itu bersifat mendidik. Oleh karena itu, kegiatan ekstrakurikuler dapat dikatakan sebagai menunjang kegiatan.
Agar pelaksanaan kegiatan terseubt dapat berjalan dengan lancar maka perlu diadakan pembagian tugas diantara para guru di sekolah itu.
Sebaiknya setiap cabang kegiatan ditangai secara bertanggung jawab oleh seorang guru yang di tunjuk oleh kepala sekolah berdasarkan musyawarah (rapat guru).
3. Koordinasi penyusun persiapan mengajar :
Dalam setiap satuan pelajaran harus mencerminkan pengembangan seluruh komponen pengajaran secara intergral meliputi tujuan pengajran, materi, metode mengajar, alat-alat, serta alat evaluasi yang digunakan.
Sebagai konsekuensinya dari ketentuan tersebut maka setiap guru wajib menyusun (mempersiapkan) satuan-satuan pelajaran yang akan di sampaikan kepada anak didiknya. Tugas ini biasanya disebut sebagai tugas menyusun persiapan mengajar.
b. Kegiatan yang berhubungan dengan proses pelaksanaan belajar mengajar :
Kegiatan ini meliputi [3]:
1. Penyusunan jadwal pelajaran.
2. Penyusunan program (rencana) berdasarkan satuan waktu tertentu.
3. Pengisian daftar kemajuan murid.
4. Penyelenggaraan evaluasi hasil belajar.
5. Laporan hasil evaluasi.
Penjelasan:
1. Penyusunan jadwal pelajaran:
Jadwal pelajaran berguna untuk mengetahui apa yang akan diajarkan pada suatu waktu dalam suatu kelas; dari sudut guru, jadwal pelajaran merupakan pedoman di kelas dimana ia harus mengajar pada waktu itu, dan berapa lama ia harus ada di kelas itu, untuk kemudian ia harus pindah ke kelas yang lain lagi. Demikian jadwal pelajaran sebenarnya adalah penjabaran dari seluruh program pengajaran di sekolah.
Menurut Drs. Abu Ahmadi, penyusunan jadwal pelajaran harus memperhatikan beberapa hal:
a. Pelajaran jangan terlalu lama (kelas 1 dan 2 SD) satu jam pelajaran 30 menit, kelas 3-6 satu jam pelajaran 40 menit, dan untuk tingkat lanjutan satu jam pelajaran 45 menit. Dan untuk masing-masing mata pelajaran maksimal 2 jam pelajaran jika diberikan berurutan.
b. Masing-masing mata pelajaran dicarikan waktu yang sesuai, artinya untuk mata pelajaran yang memerlukan daya pikir yang banyak maka di tempatkan dipermulaan.
c. Harus disediakan waktu istirahat agar murid tidak terlalu lelah.
2. Penyusunan Program
Dalam rangka penyusunan program ini yang harus dilihat adalah urutan isi kurikulum sekolah yang bersangkutan, yang dimaksud disini terutama adalah jumlah atau macam pokok bahasan dan sub pokok bahasan dari setiap bidang studi. Oleh karena itu, penyusunan program mengajar terutama menjadi tanggungjawab guru bidang studi masing-masing.
Secara garis besar penyusunan program mengajar ini dapat ditempuh dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menghitung jumlah pokok bahasan yang tercantum dalam jangka waktu tertentu.
b. Menghitung jumlah sub pokok bahasan untuk masing-masing pokok bahasan tersebut.
c. Menghitung jumlah jam pelajaran (alokasi waktu) yang tersedia menurut kurikulum yang berlaku.
d. Dan lain-lainnya
3. Pengisian daftar kemajuan kelas dan murid
Daftar kemajuan kelas dapat juga berupa sebuah buku yang apabila sudah diisi oleh guru yang bertugas pada kelas tertentu, maka orang lain akan mengetahui sejauh mana kelas tersebut kemajuan jalannya pelajaran.
Daftar kemajuan akan memudahkan supervisi bagi kepala sekolah dalam tugasnya mengontrol perkembangan/kemajuan kelas dilihat dari kesesuaiannya dengan ketentuan kurikulum. Di samping itu juga untuk memudahkan apabila ada guru yang mutasi (pindah mengajar), daftar kemajuan tersebut bisa berguna untuk membantu melanjutkan pelajaran agar dapat berjalan dengan lancar.
B. Bagian personel sekolah
Yang dimaksud personel adalah orang-orang yang melaksanakan suatu tugas untuk mencapai tujuan. Jadi, personel di sekolah tentu saja meliputi guru yang disebut tenaga edukatif dan pegawai sekolah yang biasa di sebut administrasi sekolah. Pesuruh sekolah termasuk golongn yang kedua itu. Secara terperinci dapat disebutkan keseluruhan personel sekolah adalah: kepala sekolah, guru, pegawai administrasi (tata usaha), penjaga tukang kebun sekolah.
Dalam pembahasan ini akan kami fokuskaan pada kegiatan adminstrasi beserta instrumennya yang dipergunakan tentang segala sesuatu yang menyangkaut masalah personel sekolah.
Kegiatan administrasi personel
Kepala sekolah sebagai administrator di sekolahnya. Perlu memiliki pengetahuan mengenai fungsi ruang lingkup ke atas dalam rangka admnistrasi personel dan harus pula memiliki keterampilan tertentu untuk dapat melaksnakan kegiatan-kegiatannya itu.
Kegiatan-kegiatan dalam rangka administrasi personel dapat kita percikan selanjutnya sebagai berikut:
1). Seleksi
Menentukan persyaratan untuk guru/pegawai baru yang kita perlukan dan mengadakan seleksi atas dasar persyaratan itu.
2). Pengangkatan dan penempatan:
Setelah ditetapkan hasil seleksi, sebagai pegawai itu diterima sebagai anggota baru dalam staf kita, dengan melalui prosedur yang seharusnya.
Berdasarkan pengangkatan itu, ia ditetapkan di tempat yang sesuai dengan kempauan/keahliannya, dean tugas yang jelas, beserta hak-hak dan kewajiban-kewajibannya.
3). Orentasi (induksi)
Petugas baru itu harus mendapat bimbingan dalam masa pemulaan mejabat pekerjaan itu, supaya ia dapat menyesuaikan diri secepat-cepatnya dengan situasi kerja, agar ia mengerti dan menguasai tugas-tugasnya yang baru itu.
Orentasi ini perlu bukan saja bagi para petugas-petugas yang baru, tetapi juga bagi para petugas-petugas yang sudah pernah mempunmyai pengalaman sebelumnya dan dipindahkan ke dalan lingkungan baru ini. Yang melaksanakan dan memberikan orientasi bukan hanya pemimpin saja. Setiap anggota kelompok dapat diikut sertakan.
4). Bimbingan dan pengembangan
Selanjutnnya pimpinan harus secara kontinu memberikan bimbingannya kepada anggota stafnya, dan berusah membantu meningkatkan atau mengembangkan potensi-potensi yang ada pada mereka.
5). Kesejahteraan
Untuk memelihara semangat kerja dan meningkatkan hasil kerja. Para petugas perlu mempunyai rasa aman dan puas, baik material maupun moral.
Untuk itu pimpinan perlu memperhatikan kesejahteraan, baik meteril maupun moral.
Administrator perlu mengetahui prosedur peneriman pegawai baru dan beberapa peraturan kepegawaian, seperti peraturan gaji dengan syarat-syarat umum mengenai kenaikan berkala dan kenaikan tingkat; tentang hak-hak dan kewajiban-kewajiban dalam rangka cuti dan pensiun; peraturan-peraturan dalam rangka jaminan kesehatan dan sebaginya.
C. Bagian administrasi murid
Dalam beberapa sumber tentu "administrasi murid" termasuk dalam "administrasi personel"[4]dengan pengertian bahwa kedua-duanya termasuk dalam unsur manusia dalam administrasi. Dalam beberapa buku bahasa inggris akan kita temukan istilah "pupil personel" dan "teaching personel". Dalam makalah ini kita pisahkan unsur murid dari unsur personel (pegawai) di sekolah.
a. Pendaftaran sekolah
Tiap sekolah tiap tahun mengalami masalah pendaftaran murid yang akan diterimanya; yang dapat memenuhi persyaratan untuk mengikuti kegiatan belajar di sekolah yang bersangkutan.
Persyaratan untuk mengikuti kegiatan belajar di suatu sekolah, dalam hal ini baru berarti "pesyaratan untuk mendaftar". Persyaratan ini biasanya bersifat formal, berupa bukti-bukti mengenai:
- Umur tertentu,
- Latar belakang pendidikan/ pengalaman tertentu,
- Keadaan fisik/jasmani
- Status tertentu (social, kewargaan, perkawinan, dan sebagainya),
- Persyaratan administrative (biasanya keuangan)
b. Seleksi murid
Berdasarkan berbagai factor pertimbangan seperti: kebutuhan, tempat yang tersedia, personel yang tersedia, dan mungkin juga biaya yang tersedia, diadakanlah seleksi untuk menentukan jumlah yang riil dapat diterima. Criteria seleksi biasanya dititik beratkan pada kemampuan akademis, keadaan jasmani dan sikap/kepribadian. Biasanya disusun suatu daftar berurutan dimulai dari yang paling tinggi nilai, sebanyak jumlah yang dapat diterima. Dapat kita mengerti bahwa dalam masalah seleksi ini dari para anggota panita diperlukan sifat-sifat jujur, adil dan objektif.
c. Penerimaan murid
Yang sudah lulus seleksi belum menjadi murid, jika belum dipenuhi persyaratan-persyaratan selanjutnya; melaporkan/mendaftarkan diri sampai batas waktu yang ditentukan, dengan memenui beberapa persyaratan lagi; biasanya persyaratan administrative keuangan. Barulah calon murid menjadi murid, dengan mendapat nomor penerimaan (nomor induk, nomor pokok) dan tanda bukti sebagi murid yang terdaftar (surat keterangan, kartu siswa, dan sebagainya).
d. Penempatan murid
Setelah diterima, mungkin murid masih harus diatur/dikelompokan agar dapat mengikuti kegiatan belajar dengan lebih efektif dan efesien.
e. Bimbingan belajar
Selanjutnya diadakan pengaturan kegiatan-kegiatan yang harus dan yang dapat dilakukan oleh masing-masing murid. Pengaturan kegiatan ekstrakurikuler/osis, pengaturan BK (bimbingan dan Konseling)
f. Pengembangan dan mutasi
Dengan kesempatan ikut sertanya dalam kegiatan belajar di seklahh dan denagn bimbingan yang diberikan, maka murid akan mengalami kemajuan dan perkembangan. Hal ini perlu mendapat perhatian terus menerus dari para guru.
Murid akan mengalami status kemuridannya: pindah kelompok, ganti jurusan, naik kelas, sampai pindah meninggalkan sekolah, baik karena gagal, maupaun karena sudah selesai dan berhasil. Yang dimaksud dengan mutasi dalam status dalam kemuridan.
Dengan demikian dapat kita katakan bahwa semua kegiatan administrasi murid ditujukan kepada pemeliharaan hak dan kewajiban murid di sekolah: hak mendapat tempat dan fasilitas, mendapat bantuan, menerima pelajaran dan sebagainya. Disamping hak ada juga kewajiban-kewajiban seperti: wajib hadir pada waktunya, wajib mengikuti ulangan, wajib mentaati peraturan dan sebaginya.
Lebih besar muridnya, lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan dalam rangka administrasi murid ini, dan lebih, teratur dan sistimatis hendaknya cara-cara pencatatan dan pelaporannya. Buku-buku, daftar-daftar, formulir yang diperlukan sebagai alat bantu dalam pengadministrasian ini harus dikerjakan secara teratur, antara lain:
- Buku induk;
- Klapper;
- Daftar nilai dan daftar gabungan nilai; (lengger);
- Daftar kegiatan kurikulum dan ekstra kurikuler
- Daftar absen
- Buku raport
- Daftar mutasi
- Daftar pribadi
Daftar terakhir ini mengumpulkan segala macam keterangan mengenai pribadi murid, yang dapat memberikan pengertahuan dan pengertian lebih dalam pada kita mengenai si anak: sifatnya, kelemahan dan kelebihannya, dan perkembangannya, bakatnya, dan sebagainya. Semua ini diberikan dalam rangka bimbingan pada anak tersebut.
D. Bagian tata laksana (ketatausahaan)
Kegiatan tata usaha harus menunjang kegiatan administrasi managenen. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatannya harus direncanakan, diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan agar benar-benar berdaya guna.
Kegiatan tata usaha secara luas disebut office administration atau administrasi perkantoran. Kegiatannya tidak sekedar menyangkut tugas tulis menulis di atas meja, akan tetapi juga menyangkut pula aspek-aspek penyediaan dan pengutran tempat kerja yang menyenagkan, mencari sistem kerja yang efektif dan murah dan lain-lain.
Di lingkungan setiap lembaga pendidikan dari unit yang terendah sampai yang tertinggi diperlukan dan diselenggarakan kegiatan tata usaha yang terarah dan tertib. Beberapa di antaranya aralah sebagai berikut:
1). Penerimaan dan pencatatan muri
Kegiatan ini bersifat khusus karena hanya terdapat dilingkungan lembaga pendidikan saja. Pada setiap pemulaan tahun ajaran di lingkungan sebuah sekolah atau perguruan tinggi dihadapi tugas menerima murid atau mahasiswa baru yang memerlukan pencatatan. Di samping itu juga murid lama juga harus dicatat kembali secara keseluruhan dan menurut kelas atau tingkat dan semester masing-masing. Demikian juga terhadap murid yang meninggalkan studinya, baik karena telah tamat ataupun meninggalkan dengan sebab lain. Dengan kata lain semua murid yang masuk dan yang keluar (temasuk drop out) serta yang mengulang, harus dicatat secara teliti dan sistematis. Dengan pencatatan yang teliti itu, jumlah murid dan perkembangannya setiap tahun ajaran dan selama satu tahun ajaran dapat diketahui secara pasti.
2). Daftar Hadir atau absensi
Dilingkungan suatu lembaga pendidikan setiap hari hadir sejumlah besar manusia, terdiri dari orang yang berstatus pimpinan sekolah dan staf, guru-guru, para murid dan karyawan/pegawai tata usaha. Jumlah yang cukup banyak itu tidak memungkinkan untuk mengetahui kehadiran atau ketidak hadirannya, baik sepanjang hari atau pada jam tertentu selama kegiatan lembaga pendidikan berlangsung. Untuk itu diperlukan daftar hadir atau absensi, yang biasanya dibedakan antara:
- Daftar hadir guru dan pegawai
- Daftar hadir murid-murid.
Dari segi administrasi daftar terseubr dapat memberikan data yang berharga bagi pimpinan dalam menilai partisipasi setiap personel dalam kerja sama, baik secara keseluruhan maupun dalam kegiatan-kegiatan tertentu.
Dari segi kependidikan, daftar hadir mempunyai arti yang tak kalah pentingnya, baik untuk pembinaan mutu pendidikan secara professional maupun dalam memelihara tata tertib atau disiplin secara kontinu. Pada gilirannya sewaktu-waktu semua tersebut sangat berguna untuk kegiatan perencanaan, bimbingan dan pengarahan, koordinasi dan komunikasi. Misalnya, akan sulit dilakukan perencaranaan yang baik bilamana tidak tersedia data tentang jumlah murid dan guru yang akan dikenai kurikulum tertentu antara lain untuk menertapkanm beberapa lokal diperlukan setiap tingkatan kelas, siapa saja guru yang akan bertugas disetiap kelas dan bagaimana pengaturan dan lain-lain
3). Buku Agenda, Ekspedisi
Setiap lembaga pendidikan formal sebagi organisasi kerja tidak dapat melepaskan diri dari keharusan berkomunikasi dengan pihak luar. Disamping itu pula kerap kali komunikasi ke dalam dengan harus dilakukan secara tertulis seperti yang banyak dilakukan secara tertulis seperti yang banyak dilakukan dalam komunikasi dengan pihak luar.
Surat-menyurat sebagai realitas komunikasi tertulis ini pada dasarnya dapat dikelompokan menjadi dua jenis sebagai berikut:
- Surat-surat ke luar, yakni surat yang dikirim oleh lembaga pendidikan/kantor tertentu pada seseorang/lembaga/kantor lainnya.
- Surat-surat masuk, yakni surat-surat yang diterima oleh lembaga pendidikan/kantor tertentu dari seseorang/lembaga/kantor lain termasuk juga dari murid-murid, orang tua, guru-guru di lingkunganya.
Agar dalam surat menyurat berjalan dengan lancar maka harus diselenggarakan kegiatan; agendaris, penggandaan, pengiriman, distribusi, arsip dan ekspedisi.
a. Buku agenda
Setiap surat keluar dan surat masuk harus dicatat dalam buku agenda secara teratur. Pencatatan itu akan mempermudah dan memperlancar proses administrasi secara keseluruhan. Kegiatan agendaris antara lain berupa kegiatan penomoran dan pemberian kode surat yang sangat berguna untuk mendapatkannya kembali setelah selang beberapa waktu lamanya, baik di lingkungan lembaga yang mengirimkannya maupun di tempat si penerima surat tersebut.
- Dalam agenda surat keluar disediakan kolom untuk mencatat; nomor surat (termasuk kode keluar), tanggal surat, alamat yang dikirimi (kadang-kadang lengkap dengan yang ditembusannya), perihal surat atau isi surat secara singkat.
- Dalam agenda surat masuk disediakan kolom-kolom untuk mencatat; nomor surat (termasuk kode lainnya), tanggal surat dan tanggal penerimaan, nomor urut penerimaan yang bersama-sama tanggal penerimaan dituliskan juga pada surat yang diterima serta catatan ke mana itu distribusikan/diteruskan.
Bilamana pencatatan buku agenda surat masuk dan surat keluar disatukan dalam satu buku maka harus dipisahkan, supaya tidak menyulitkan pencariana apabila dibutuhkan.
b. Buku ekspedisi
Guna buku ekspedisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang dikirimi sudah sampai kepada alamatnya atau orang yang bertanggung jawab.
Yang perlu dicatat dalam buku ekspedisi adalah
- Nomor surat
- Alamat yang dituju
- Tanda tangan dan nama terang penerima
- Tanggal penerima.
Secara garis besar tata usaha sebagai salah satu kegiatan managemen operatif menyelenggarakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
- Menerima, mencatat, dan memproses surat keluar dan surat masuk.
- Mengurus penyimpanan, pemeliharaan dan pengawetan arsip
- Mengatur dan melayani kebutuhan arsip bagi pejabat pimpinan dan pihak lain yang memerlukannya secepat-cepatnya.
- Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian stempel.
- Mempesiapkan dan mengolah rancangan surat-surat.
E. Bagian Sarana Prasarana
Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan pendidikan proses belajar mengajar maka sarana pendidikan dibedakan menjadi 3 macam;
- Alat pelajaran
- Alat peraga
- Media pengajaran
Pada garis besarnya administrasi/bagian sarana prasarana meliputi 5 hal yakni:
1. Penentuan kebutuhan.
2. Proses pengadaan.
3. Pemakaian.
4. Pencatatan.
5. Pertanggung jawaban.
Penjelasannya;
1. Penentuan kebutuhan
Sebelum mengadakan alat-alat tertentu atau fasilitas yang lain lebih dahulu harus melalui prosedur penelitian yaitu melihat kembali kekayaan yang telah ada. Dengan demikian baru bisa ditentukan sarana apa yang diperlukan kepntingan pendidikan-pendidikan di sekolah itu.
2. Proses pengadaan:
Pengadaan sarana pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa ditempuh;
a. Pembelian dengan biaya pemerintah.
b. Pembelian dengan biaya dari SPP
c. Bantuan dari BP3
d. Bantuan dari masyarakat
3. Pemakaian:
Dari segi pemakian (penggunaan) terutama sarana alat perlengkapan dapat dibedakan atas:
a. Barang habis dipakai
b. Barang tidak habis dipakai
Penggunaan barang habis dipaki harus secara maksimal dan dipertanggungjawabkan ada tiap triwulan sekali atau berapa bulan sekali (kondisional)
Sedangkan penggunaan barang tetap dipertanggung jawabkan satu tahun sekali, maka perlu pemeliharaan dan barang-barang itu disebut infentaris
4. Pengurusan dan pencatatan
Untuk keperlan pengurusan dan pencatatanini disediakan instrument administrasi brupa antara lain:
a. Buku infentaris
b. Buku pembelian
c. Buku penghapusan
d. Kartu barang
5. Pertanggung jawaban
Penggunaan barang-barang infentaris sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersbut .
F. Hubungan Masyarakat
Dalam urian-urian terdahulu telah dikemukakan bahwa dalam kegiatan administrative manajemen, terdapat unsur komunikasi. Hubungan masyarakat sebagai kegiatan manajemen operatif merupakan kegiatan yang memikul beben tugas mewujudkan sebagian kegiatan komunikasi ke luar.
Beban tugas HUMAS adalah melakukan publisitas tentang kegiatan organisasi kerja yang patut diketahui oleh pihak luar secara luas. Kegiatannya dilakukan dengan menyerbarluaskan informasi dan memberikan penerangan-penerangan untuk menciptakan pemahaman yang sebaik-baiknya dikalangan masyarakat luas mengenai tugas-tugas dan fungsi yang diemban organisasi kerja tersebut, termasuk juga mengenai kegiatan-kegiatan yang sudah, sedang, dan akan dikerjakan berdasarkan volume dan beban kerjanya.
Selanjutnya dapat disimpulkan bahwa yang menjadi tugas pokok HUMAS adalah;
- Memberikan informasi dan menyampaikan idea kepada masyarakat atau pihak-pihak yang membutuhkannya. Menyebarluaskan informasi dan gagasan-gagasan agar diketahui maksud atau tujuannya serta kegiatan-kegiatannya termasuk kemungkinan dipetik manfaatnya oleh pihak luar.
- Membantu pimpinan yang karenanya tidak dapat langsung memberikan informasi kepada masyarakat atau pihak-pihak yang memerlukannya.
- Membantu pimpinan mempersiapkan bahan-bahan tentang permasalahan dan informasi yang akan disampaikan atau yang menarik perhatian masyarakat pada saat tertentu deengan demikian pimpinan selalu siap dalam memberikan bahan-bahan yang up-to-date.
- Membantu pimpinan dalam mengembangkan rencana dan kegiatan-kegiatan lanjutan yang berhubungan dengan pelayanan kepada masyarakat (public sevice) sebagai akibat dari komunikasi timbal balik dengan pihak luar, yang dapat menumbuhkan harapan atau penyempurnaan kegiatan yang telah dilakukan oleh lembaga.
Mengapa sekolah harus berhubungan dengan masyarkat ? untuk menjawab pertanyaan ini kiranya perlu dikemukakan terlebih dahulu hakikat sekolah dan hakikat masyarakat. Dan bagaimana hubungan diantara keduanya.
a. Sekolah adalah bagian yang intergral dari masyaraktat; ia bukan merupakan lembaga yang terpisah dari masyarakat.
b. Hak hidup dan kelangsungan hidup sekolah bergantung pada masyarakat.
c. Sekolah adalah lembaga social yang berfungsi untuk melayani anggota-anggota masyarakat dalam bidang pendidikan.
d. Kemajuan sekolah dan kemajuan masyarakat saling berkolerasi; keduanya saling membutuhkan.
e. Masyarakat adalah milik sekolah; sekolah ada karena masyarakat memerlukannya.
Betapa pentingnya hubungan sekolah dengan masyarakat itu terutama di negara kita. Diantaranya sebagai berikut;
a. Sekolah haruslah merupakan tempat pembinaan dan pengembangan pengetahuan dan kebudayaan yang sesuai dan dikehendaki oleh masyarakat tempat sekolah itu didirikan.
b. Sebaliknya, masyarakat harus dan wajib membantu dan bekerja sama dengan sekolah agar apa yang diolah dan dihasilkan seolah sesuai dengan apa yang dikehendaki dan dibutuhkan oleh masyarakat.
c. Pentingnya hubungan sekolah dan masyarakat yang berupa kritik-kritik dari masyarakat tentang tidak sesuainya produk sekolah dengan kebutuhan pembangunan, bahwa lulusan sekolah merupakan produk yang tidak siap pakai, semakin membengkaknya jumlah anak putus sekolah, semakin banyak pengganguran, dan sebagainya. Meskipun hal-hal tersebut merupakan hal-hal yang sangat komplek, dan untuk memecahkan masalah tersebut itu bukan semata-mata merupakan tanggungjawab sekolah, dengan meningkatnya keefektifan hubungan sekolah dan masyarakat beberapa masalah tersebut dapat dikurangi.
Demikianlah pentingnya hubungan antara sekolah dengan masyarakat satu sama lainnya harus saling melengkapi. Sekolah tidak akan bisa berjalan tanpa masyarakat dan masyarakat tidak akan maju tanpa dengan adanya sekolah.
BAB III
KESIMPULAN
Bahwa kegiatan manajemen operatif yang meliputi, ketatausahaan, kesiswaan, personalia, hubungan masyrakat dan lainya sebagai suatu sistem hanya akan berfungsi bagi administrasi sebagai total sistem bilamana kegiatannya tidak dilakukan sekedar sambil lalu. Pengelolaannya perlu direncanakan, diorganisir, diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan oleh dan dengan para administrator dan staf.
Kegiatannya yang ebagain besar bersifat rutin dan dilakukan denga pla tertentu yang tetap, tidak berarti harus menutup inisiatif dan kreatifitas personal yang memiliki keterampilan teknis dibidang masing-masing.
Oleh karena itulah, orang-orang yang terlibat dalam komponen-komponen tersebut harus benar-benar orang yang prosfesional dalam menjalankan tugasnya agar kegiatannya bisa berjalan dengan lancar dan tertib erta akan membawa sekolah kearah yang lebih maju.
DAFTAR PUSTAKA
ü Moch. Rifai, M.A. Administrasi dan Supervisi Pendidikan 1. (Jemmars, Bandung : 1982) edisi revisi
ü Drs. Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. ( Bina Aksara : Yogyakarta. 1984) cet 1
ü DR. Hadari Nawawi, Administrasi pendidikan. (Gunung Agung; Jakarta: 1984). Cet ke-3
ü Drs. M. Ngalim Purwanto, MP. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. (PT. Remaja Rosdakarya, Bandung; 1999) cet ke-9
ü Program Kerja Madrasah Tsanawiyah Darul 'Ulum Muhammadiyah Galur, Kulon Progo. Tahun 2008/2009
[1] Moch. Rifai, M.A. Administrasi dan Supervisi Pendidikan 1. (Jemmars, Bandung : 1982) edisi revisi
[2] Drs. Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. ( Bina Aksara : Yogyakarta. 1984) cet 1 hal 28
[3] Drs. Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. ( Bina Aksara : Yogyakarta. 1984) cet 1 hal 31
[4] Moch. Rifai, M.A. Administrasi dan Supervisi Pendidikan 1. (Jemmars, Bandung : 1982) edisi revisi hal 106
Tidak ada komentar:
Posting Komentar